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Voter le budget prévisionnel d’une copropriété : les 5 points de vigilance

Les charges de copropriété vous semblent exorbitantes ? Vous souhaitez avoir une influence sur la gestion des finances de votre immeuble ? L’assemblée générale annuelle des copropriétaires atteint son point culminant lors du vote sur le budget prévisionnel. C’est de ce vote que dépendra le montant des charges de copropriété pour l’année à venir. Voici 5 points de vigilance avant de donner votre approbation (ou non) au budget prévisionnel lors de l’assemblée générale de copropriété.

Voter le budget prévisionnel d’une copropriété : les 5 points de vigilance

Qu’est-ce que le budget prévisionnel d’une copropriété ?

Au sein d’une copropriété, le budget prévisionnel joue un rôle essentiel dans la planification des dépenses pour l’année N+1. Ces dépenses englobent les coûts liés à l’entretien des parties communes, les travaux de maintenance et de réparation de l’immeuble, les frais d’assurance, la rémunération du gardien, ainsi que les honoraires du syndic. Ce budget est élaboré par le syndic de la copropriété, en collaboration avec soit l’assemblée générale soit le conseil de copropriété, puis il est soumis au vote des copropriétaires lors de l’assemblée générale. Cette procédure a lieu une fois par an, au plus tard six mois avant le début du prochain exercice comptable, qui s’étend sur une période de douze mois.

Quels sont les 5 éléments à considérer avant de voter le budget prévisionnel d’une copropriété ?

Il est important de noter que ce budget prévisionnel a un impact direct sur les charges de copropriété qui vous sont facturées. Le montant de ces charges correspond à un quart du budget approuvé lors de l’assemblée générale de copropriété. C’est pourquoi il est vivement recommandé de scruter attentivement le budget prévisionnel avant de le valider, afin de garantir que les sommes que vous versez sont utilisées de manière judicieuse.

1. Participer à la réunion préparatoire entre le syndic et le conseil de copropriété

Pour la plupart des copropriétaires, prendre le temps d’assister à l’assemblée générale annuelle représente déjà un engagement considérable. Cependant, la préparation du vote sur le budget prévisionnel implique une réunion préalable entre le conseil de copropriété (composé de plusieurs représentants des copropriétaires) et le syndic de l’immeuble (chargé de gérer quotidiennement les dépenses de l’immeuble). Cette réunion intervient généralement environ six mois après la clôture des comptes de l’exercice budgétaire précédent. Elle vise à permettre aux copropriétaires de superviser les dépenses passées inscrites au budget précédent, dans le but d’aider le syndic à préparer le budget suivant.

Notez que vous avez la possibilité d’assister à cette réunion. Et ce, même si vous ne faites pas partie du conseil de copropriété. Il vous suffit de soumettre une demande en ce sens auprès du conseil syndical, qui peut accepter ou refuser votre participation. Ainsi, vous avez la chance d’être présent lors de cette étape essentielle – bien que parfois laborieuse – de vérification des comptes.

2. Vérifier les factures

Lors de cette réunion, le syndic mettra en lumière les différentes factures liées aux dépenses de l’exercice budgétaire N-1. Il est essentiel de les passer au peigne fin : chaque dépense correspond-elle à une facture ? Les montants concordent-ils avec le budget précédemment voté ? Le syndic de la copropriété a-t-il présenté de manière exhaustive toutes les factures ? Il est impératif d’être attentif à cette étape, car elle reflète l’engagement du syndic envers la gestion de votre copropriété. 

3. S’assurer de la pertinence des charges

Une fois que toutes les factures ont été vérifiées et se sont avérées conformes, il est temps de scruter la manière dont le budget de l’immeuble a été utilisé. En tant que copropriétaire, vous êtes la personne la mieux placée pour évaluer la qualité des services de gardiennage, de réparation ou encore d’entretien. Les montants correspondant à ces charges vous semblent-ils appropriés compte tenu de la qualité du service rendu ? Y a-t-il des dépenses qui semblent excessives, ou au contraire insuffisantes ? C’est le moment opportun pour envisager des opportunités d’économies ou de réévaluer la répartition des postes budgétaires. N’hésitez pas à préparer une liste de questions à l’avance, afin de questionner le syndic et solliciter des ajustements pour le budget prévisionnel à venir.

4. Analyser l’évolution des charges

Le contrôle des comptes vous offre une vue détaillée de l’exercice budgétaire antérieur, et c’est une opportunité de le comparer à ceux des années précédentes. Y a-t-il eu des augmentations ou des diminutions dans les dépenses par rapport à l’année N-2, N-3, etc. ? Si vous remarquez des incohérences ou des éléments qui vous intriguent, n’hésitez pas à les signaler et à demander des explications au syndic. Il est possible qu’il y ait eu des dépenses exceptionnelles ou des changements dans les fournisseurs de services, entre autres raisons. Dans tous les cas, les réponses fournies par le syndic de la copropriété méritent une attention particulière et doivent être sujettes à une discussion entre toutes les parties concernées en vue du vote de l’exercice budgétaire à venir.

5. Contrôler les honoraires du syndic

Il est crucial de porter une attention particulière à un aspect qui peut susciter des réticences de la part du syndic : ses propres honoraires. En tant que copropriétaire, il est néanmoins de votre responsabilité d’examiner cette question. En effet, il arrive que certains syndics de copropriété pratiquent des tarifs qui ne sont pas toujours justifiés. Qui mieux que vous peut évaluer la réactivité et l’efficacité de votre syndic à ce stade de la réunion ? Vous avez également eu l’occasion de vérifier sa bonne foi sur différents points, tels que la présentation des factures ou la gestion des dépenses. Par conséquent, si vous estimez que ses honoraires sont inappropriés, il peut être opportun de soulever la question du renouvellement du syndic actuel. 

Le saviez-vous ? Selon une étude menée en 2017, le prix d’un syndic de copropriété professionnel est en moyenne de 26 euros par mois et par appartement.

Comment contester le budget prévisionnel d’une copropriété ?

Lors du vote d’un budget prévisionnel, il est courant de suivre la règle de la majorité simple, et l’ensemble des postes de dépense est généralement validé en une seule fois. Toutefois, il est possible d’examiner et de soumettre chaque poste de dépense individuellement à un vote. Si un consensus n’est pas atteint :

  • Si l’un (ou plusieurs) des postes de dépense ne recueille pas l’approbation de la majorité des votants, le budget prévisionnel ne sera pas entériné. Le syndic peut alors solliciter un appel de provisions pour charges en se basant sur le budget prévisionnel précédent.
  • Il existe également la possibilité de convenir d’une approbation « sous réserve ». Dans ce cas, les réserves en question sont consignées dans le procès-verbal de l’assemblée et devront faire l’objet d’une ou plusieurs mesures de la part du syndic.

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