Tout est parti d’une question posée sur ChoisirUnSyndic.be : « En tant que commissaire aux comptes, j’ai demandé au syndic le détail d’un paiement vers un fournisseur pour savoir s’il comprenait seulement des factures ou aussi des intérêts de retard et des frais de mise en demeure. Il refuse de me le donner. En a-t-il le droit ? » La réponse de Maître Marc Tordoir a été claire : « En votre qualité, vous devez y avoir accès. »
Pourquoi cet accès est indispensable
Le commissaire aux comptes est élu par l’assemblée générale pour contrôler la régularité des comptes, vérifier que les dépenses correspondent aux décisions de l’AG et qu’elles sont appuyées par des justificatifs probants. Sans ces pièces, il ne peut pas assumer correctement sa mission ni rassurer les copropriétaires sur la bonne gestion du syndic.
Les obligations légales du syndic
En vertu de l’article 577-8 §4 du Code civil, le syndic doit mettre à disposition tous les documents utiles pour la vérification des comptes : factures, notes de crédit, intérêts, frais de mise en demeure, relevés bancaires… Refuser cet accès constitue un manquement à ses obligations.
Que faire en cas de refus
- Faire une demande écrite (mail ou recommandé) en citant l’article 577-8 §4 du Code civil.
- En l’absence de réponse, envoyer une mise en demeure en fixant un délai raisonnable.
- Signaler le refus dans le rapport du commissaire aux comptes soumis à l’assemblée générale.
- À l’AG, proposer de refuser l’approbation des comptes et/ou de révoquer le syndic pour manque de transparence.
- En dernier recours, saisir le juge de paix pour obtenir une injonction de communication des pièces.
Exemple concret
Dans le cas de la question posée : le commissaire voulait savoir si le paiement comprenait des frais d’intérêts. Sans justificatif, impossible de valider la dépense ; l’AG peut donc refuser les comptes et exiger les documents avant toute approbation.
FAQ
Le syndic peut-il refuser de donner un justificatif ?
Non, sauf exception très rare (secret protégé par la loi). Le commissaire aux comptes y a droit.
Quelles pièces sont concernées ?
Toutes celles utiles à la vérification : factures, notes de crédit, relevés bancaires, contrats, frais et intérêts.
La consultation est-elle payante ?
La consultation sur place est gratuite ; seuls des frais raisonnables de copie ou d’envoi peuvent être réclamés.
Que faire si le syndic persiste à refuser ?
Relancer par écrit, mentionner le problème dans le rapport, proposer à l’AG de prendre des mesures ; à défaut, saisir le juge de paix.
Le refus peut-il bloquer l’approbation des comptes ?
Oui : l’AG peut décider de ne pas approuver les comptes faute de transparence suffisante.
Conclusion
La transparence comptable n’est pas facultative : elle fait partie des devoirs du syndic et des droits du commissaire aux comptes. En cas de blocage, utilisez les procédures : demande écrite, mise en demeure, mention au rapport, décision d’AG, puis juge de paix si nécessaire.