Chaque année, une Assemblée Générale Ordinaire statutaire est organisée dans une copropriété afin de discuter des points légaux et de voter d’éventuels points spécifiques demandés à l’ordre du jour par certains copropriétaires ou par le syndic. Le but de cette Assemblée Générale Ordinaire est de parcourir la copropriété dans sa globalité, tant au point de vue légal que financier, mais également technique et juridique. En cas de décision urgente ou spécifique à prendre, une Assemblée Générale Extraordinaire peut être organisée. Dans cet article, nous vous expliquons comment et dans quels cas demander la tenue d’une Assemblée Générale Extraordinaire de copropriété.
Qu'est-ce qu'une Assemblée Générale Extraordinaire ?
Une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) est une réunion qui peut être convoquée en dehors de l’Assemblée Générale Ordinaire annuelle. Elle permet de prendre des décisions urgentes ou spécifiques qui ne peuvent attendre la prochaine réunion annuelle.
Cela peut inclure, par exemple, des travaux importants ou des points nécessitant une prise de décision rapide.
Qui peut demander une Assemblée Générale Extraordinaire ?
Les copropriétaires ou le syndic peuvent demander l’organisation d’une Assemblées Générales Extraordinaires à partir du moment où les demandeurs représentent au minimum 20% des quotités.
Cette demande intervient souvent lorsque des décisions urgentes doivent être prises concernant la gestion de la copropriété, par exemple des travaux urgents ou des modifications importantes à apporter.
Comment demander une Assemblée Générale Extraordinaire ?
Démarches pour les copropriétaires
- Soumettre une demande écrite : les copropriétaires doivent adresser une demande écrite au syndic. Cette demande doit inclure les points à inscrire à l’ordre du jour de l’AGE.
- Attendre la réponse du syndic : le syndic a un délai légal de 30 jours pour répondre à cette demande et convoquer l’AGE.
- Prendre des mesures en cas de non-réponse : si le syndic ne répond pas dans le délai imparti, les copropriétaires ayant formulé la demande peuvent eux-mêmes convoquer l’AGE.
Démarches pour le syndic
Le syndic peut également initier la convocation d’une AGE en fonction des besoins urgents de la copropriété.
Il doit alors établir un ordre du jour complet et envoyer les convocations aux copropriétaires.
La convocation de l'Assemblée Générale Extraordinaire
Contenu de la convocation
La convocation à l’AGE doit obligatoirement indiquer :
- L'heure et la date de la réunion.
- L'adresse de la réunion.
- L'ordre du jour.
Attention ! L’ordre du jour de l’AGE doit être complet et précis, car l’Assemblée ne pourra statuer que sur les points qui y figurent. Les propositions écrites des copropriétaires doivent être soumises au syndic avant l’envoi des convocations. Cela permet de garantir que tous les points importants seront discutés lors de l’Assemblée.
Délai de convocation
Le syndic doit respecter un délai minimum de 15 jours entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’Assemblée. La convocation doit être envoyée à tous les copropriétaires par courrier recommandé ou par tout autre moyen s’ils en ont explicitement fait la demande.
Représentation des copropriétaires
Les copropriétaires peuvent se faire représenter lors de l’AGE, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Cependant, le syndic ne peut pas recevoir de procuration.
La tenue de l'Assemblée Générale Extraordinaire
Vérification du quorum
Pour que l’Assemblée puisse délibérer valablement, deux règles principales sont à respecter :
- Double quorum : plus de la moitié des copropriétaires possédant au moins la moitié des quotas dans les parties communes doivent être présents (ou représentés).
- Alternative : si les copropriétaires présents (ou représentés) représentent plus de 75% des quotités dans les parties communes, l’Assemblée Générale Extraordinaire peut également valablement délibérer.
Si le quorum n’est pas atteint, une deuxième Assemblée devra être convoquée dans un délai de 15 jours minimum. Cette seconde Assemblée pourra alors délibérer. Et ce, quel que soit le nombre de copropriétaires présents ou représentés. On parle alors d’une Assemblée Générale de carence.
Déroulement de l'Assemblée
Le plus souvent, une Assemblée Générale Extraordinaire se déroule comme suit :
- Liste de présence : vérification des présences.
- Élection du bureau : un président, un secrétaire et deux scrutateurs sont élus.
- Validation de l’Assemblée : l’Assemblée vérifie la validité de la convocation.
- Délibérations : discussions et délibérations sur les points de l’ordre du jour.
- Votes : les résolutions sont votées (favorable, défavorable, abstention).
- Procès-verbal : rédaction d’un procès-verbal reprenant toutes les décisions et les votes.
En suivant ces étapes et en respectant les dispositions légales, il est possible de convoquer et de tenir une Assemblée Générale Extraordinaire pour répondre aux besoins urgents de votre copropriété.